Prosedur Aplikasi Akademik
I. TUJUAN
Prosedur Aplikasi Akademik dibuat sebagai sarana untuk memberikan pelayanan informasi akademik kepada mahasiswa yang semula secara manual, dimana data tidak terintegrasi, tetapi dimiliki dan dikelola oleh setiap bagian yang mengakibatkan adanya beberapa kesalahan karena human error akibat salah memasukkan data yang secara manual dan juga memakan waktu yang lama untuk memproses data tersebut. Oleh karena itu, suatu aplikasi akademik dibuat agar semua data yang ada dari masing-masing bagian dibuat secara ter-integrasi dan ter-sentralisasi sehingga dapat mempermudah bagi semua bagian yang terkait untuk mengambil data yang di perlukan tanpa memakan waktu yang lama.
Prosedur Aplikasi Jurusan ini dibuat agar pengelolaan data mahasiswa efektif dan efisien. Prosedur ini dibuat sebagai acuan terutama untuk standarisasi pengiriman data ke setiap bagian yang terkait dengan sekretaris jurusan.
II. PROSEDUR
Prosedur yang terdapat pada Aplikasi Akademik ini meliputi prosedur menu aplikasi, prosedur bugs dan error serta prosedur pengembangan aplikasi. Prosedur-prosedur tersebut akan dijelaskan dibawah ini :
II. 1. PROSEDUR MENU APLIKASI
Pada Program Aplikasi Akademik ini, meliputi beberapa menu, yaitu : menu Mahasiswa, Data per NPM, Mata Kuliah, Import, Export dan User yang akan di jelaskan di bawah ini :
1. Menu Mahasiswa
– Menampilkan data-data mahasiswa berdasarkan angkatan
– Menampilkan data-data mahasiswa berdasarkan angkatan, yang telah dinyatakan LULUS
– Menampilkan data-data mahasiswa berdasarkan angkatan, yang belum dinyatakan LULUS
– Menampilkan data-data mahasiswa berdasarkan angkatan, yang SKSnya dinyatakan mencukupi untuk sidang
2. Menu Data Per NPM
Menampilkan data-data mahasiswa yang berdasarkan NPM yang diketahui, mencakup :
– Data Pribadi
– Nilai Lokal
– Nilai Utama
– Workshop dan Kursus
– Judul Penulisan
3. Menu Mata Kuliah
Menampilkan data mengenai mata kuliah yang terdapat di jurusan
4. Menu Import
Pada menu import ini meliputi langkah penggunaannya :
- Import Data dari PSA Online
(Text Files, Delimeter = ‘|’)
- Master mahasiswa
Npm|nama|jl1|jl2|no|rt|rw|kota|kodepos|telp|kelas|tmpt_lhr|tgl_lhr|konsentrasi|jenis_kelamin|agama|
- Master nilai
Npm|kd_mk|nama_mk|sks|jenis|nilai|smstr|
- Master mata kuliah
Kd_mk|nama_mk|sks|jenis|konsentrasi|smstr|kurikulum|
- Master status
Npm|status|
Dengan keterangan status :
o A : Aktif, Ambil Kelas
o B : Aktif, Tidak Ambil Kelas
o Y : Isi KRS tapi tidak diambil
o T : Cuti / Tidak Aktif di semester tersebut
– Import Data dari Ujian Utama
Data dari Ujian Utama berupa DBF Files, yang meliputi :
- NPM
- KD_MK
- NAMA_MK
- NILAI
- PERIODE
– Import Data dari Ujian Mandiri
Data dari Ujian Mandiri berupa DBF Files, yang meliputi :
- NPM
- KD_MK
- NAMA_MK
- NILAI
- TGL_UJIAN
- TGL_DAFTAR
– Import Data dari Kursus dan Workshop
Data dari Bagian Kursus dan Workshop berupa Text Files, yang meliputi :
- Npm;judul_kursus
- Npm;judul_workshop
– Import Data dari Sidang / PI
Data dari Bagian Sidang / PI berupa :
- Bagian Sidang berupa DBF Files yang sudah sesuai dengan pengiriman data sebelumnya berupa MyHasil.dbf
- Bagian PI berupa Text Files yang berupa : Npm;Nama;Judul_PI;Nilai;Tgl_lulus_PI
5. Menu Export
– Mengirimkan data mahasiswa yang akan mengikuti ujian sidang
– Mengirim data mahasiswa yang telah dinyatakan LULUS dan akan dicetakkan transkrip nilai
– Mengirimkan data mahasiswa yang mengundurkan diri (format tanggal lulus menjadi (01-01-….)
6. Menu User
Membuat nama pengguna dan password bagi pengguna program aplikasi jurusan
II.2. Prosedur Bugs dan Error
Pada Prosedur Bugs dan Error ini yang dapat dilakukan jika menemukan Bugs dan terjadi Error adala :
– Kirim file c:\program file\jurusan\errlog.txt ke alamat email : moch_wisuda@staff.gunadarma.ac.id
– No. telp :
o 78881112 ext. 501
o +6281310284343 (Moch. Wisuda S)
III.3. Prosedur Pengembangan Aplikasi
Prosedur Pengembangan terhadap Aplikasi ini meliputi :
– Jaringan Komputer
– Database Server
– Security data dengan menggunakan metode RSA. Sehingga data yang terkirim telah di encrypt, sebagai contoh pengiriman data dari jurusan ke Transkrip