Sistem Aplikasi Sistem Informasi Akademik dan Portofolio Layanan Informasi Berbasis Web
Pengembangan Sistem Informasi Akademik Terpadu
Sistem Aplikasi Jurusan
Penggunaan sistem aplikasi jurusan terpadu secara umum telah mengalami beberapa kali pengembangan dan koordinasi pelaksanaan, serta sosialisasi ke jurusan dan unit terkait sebanyak tiga kali dalam setahun terakhir. Beberapa pengembangan sistem yang telah dilakukan adalah sebagai berikut:
a. Pengintegrasian sistem informasi jurusan terpadu dengan sistem sidang sarjana dan diploma telah dilakukan. Sistem sidang sarjana pada prinsipnya tinggal mengambil data mahasiswa yang sudah lengkap persyaratannya pada sistem jurusan terpadu. Integrasi ini baru dilakukan pada bulan Juni sampai Juli 2007 ini.
b. Pengintegrasian sistem informasi jurusan terpadu dengan studentsite untuk pendaftaran sidang melalui studentsite. Mahasiswa bisa mendaftar sidang secara online, sekaligus untuk mengecek informasi kelengkapan persyaratan sidang. Status kelengkapan sidang tersebut bisa dipantau secara real time melalui studentsite. Prinsip ini diterapkan sekaligus sebagai check and balance dari sisi mahasiswa. Status kelengkapan tersebut bisa menunjukkan dua kemungkinan. Pertama, jika mahasiswa tersebut belum lengkap persyaratannya maka ketika mahasiswa yang bersangkutan mendaftar sidang melalui studentsite maka akan muncul informasi tentang persyaratan sidang apa saja yang belum lengkap. Kemungkinan kedua, jika mahasiswa tersebut sebenarnya sudah lengkap persyaratannya tetapi ketika mendaftar sidang ternyata statusnya masih ada persyaratan yang belum terpenuhi maka hal tersebut disebabkan ada bagian atau sub sistem yang belum meng-up date datanya ke sistem informasi jurusan terpadu. Mahasiswa yang bersangkutan bisa melakukan complain melalui jurusan, atau menghubungi bagian sidang jurusan dengan menunjukkan bukti fisik persyaratannya. Complaint tersebut harus diikuti dengan peng-up datean data persyaratanb sidang tersebut di sistem informasi jurusan.
c. Daftar nilai sementara (DNS) yang sudah tersimpan di sistem informasi jurusan bisa terhubung ke studentsite sehingga setiap mahasiswa bisa melihat DNS tersebut melalui studentsite. Tetapi DNS tersebut belum diklasifikasikan per semester dan tidak bisa digunakan untuk keperluan pihak eksternal.
Beberapa pengembangan tersebut masih memerlukan kebijakan tertulis beserta SOP-nya agar bisa diimplementasikan lebih baik lagi. Selain itu, pengembangan fitur atau layanan baru tersebut masih memerlukan user guide dan sosialisasi yang lebih intensif ke setiap unit pengguna atau unit lainnya yang membutuhkan informasi dari sistem tersebut.
Aplikasi Sistem Informasi Akademik yang telah berjalan kurang lebih satu tahun ini, sampai saat ini telah digunakan oleh sebagian besar jurusan. Data yang ada di jurusan telah dimanfaatkan oleh bagian sidang sarjana dan transkrip.
Evaluasi terhadap implementasi sistem informasi jurusan selama tahun ajaran 2006/2007 ini adalah sebagai berikut :
a. Beberapa jurusan yang sudah menggunakan Aplikasi terpadu jurusan dan sidang secara lengkap dan kontinyu adalah (a) Jurusan Ekonomi dan Akuntansi (D1 dan S3); (b) Jurusan S1- Sistem Informasi, S1- Sistem Komputer, D3- Manajemen Informatika dan D3- Teknik Komputer; serta (c) Jurusan Teknik Informatika, Teknik Elektro, Teknik Mesin dan TEknik Industri
b. Jurusan yang belum secara kontinyu menggunakan Aplikasi terpadu jurusan dan sidang adalah (a) S1 Psikologi karena masih menunggu install ulang sistem aplikasi ke Personal Computer yang sudah tersedia; (b) S1 Sastra yang baru menggunakan sistem baru sejak bulan Pebruari 2007 dengan kondisi kombinasi antara manual dan online.
c. Jurusan yang belum pernah menggunakan Aplikasi terpadu jurusan dan siding adalah (a) S1 Teknik Sipil karena masalah koneksi ke database serta (b) S1 Teknik Arsitektur karena masalah Spesifikasi Komputer
Masalah yang diutarakan oleh jurusan secara umum adalah spesifikasi PC yang khusus digunakan untuk Aplikasi terpadu jurusan dan sidang. Solusi untuk masalah tersebut adalah melakukan re-install terhadap PC yang akan digunakan untuk Aplikasi terpadu jurusan dan sidang. Salah satu kebijakan yang masih perlu dikaji untuk memperlancar koneksi sistem ini oleh PC di setiap jurusan adalah membatasi akses PC tersebut hanya untuk jaringan intranet saja, atau dengan kata lain PC yang terhubung ke sistem informasi terpadu tidak bisa digunakan untuk mengakses internet.
Portofolio Layanan Berbasis Web
Infrastruktur perangkat lunak yang ada merupakan aplikasi dalam kesatuan sistem informasi Universitas Gunadarma. Sistem tersebut terbagi dalam tiga golongan,yaitu:
• Sistem Korporasi: Otomasi Perkantoran (Staffsite atau mailstaff), sistem kepegawaian, sistem keuangan.
• Sistem Akademik: Sistem penerimaan mahasiswa baru, sistem administrasi akademik (registrasi mata kuliah, nilai, absensi kuliah), e-Learning, perangkat lunak laboratorium, digital library, career center dan e-journal.
• Sistem Komunitas: Forum, student site maupun jaringan penelitian.
Sistem Informasi dikembangkan dengan model sistem terpusat, seperti terlihat pada Gambar dibawah ini. Sistem tersebut dapat dijalankan maupun diperbaharui informasinya secara terdistribusi dari berbagai lokasi, sehingga meningkatkan usabilitas (ketergunaan) sistem dan mempercepat pembaruan Informasi yang disediakan. Pembentukan sistem informasi terpusat ditujukan untuk memudahkan dalam perawatan dan kendali sistem inforrmasi, sehingga jaminan keamanan dan integritas Informasi tercapai.
Situs Resmi Universitas Gunadarma www.gunadarma. ac.id
Situs Universitas Gunadarma yang menyajikan informasi untuk civitas akademika, mahasiswa, staff dan alumni juga untuk calon mahasiswa. Situs ini menjadi gerbang untuk menghubungkan semua layanan UG seperti BAAK online, Career Center, Language Center, studentsite, staffsite. Fitur yang tersedia di situs ini antara lain (1) Profil UG; (2) Program Akademik Diploma, Sarjana dan Pasca Sarjana dan link ke masing-masing situs tersebut; (3) Fakultas, informasi Akreditasi masing-masing program studi dan link ke web program studi; (4) Perpustakaan, link ke situs http://library.gunadarma.ac.id; (5) lembaga meliputi lembaga pengembangan, pengabdian masyarakat dan penelitian serta link ke situs masing-masing; (6) Fasilitas berisikan informasi mengenai lokasi gedung di UG, poliklink, masjid dan bank; (7) Kampus berisikan informasi lokasi kampus UG; (8) Informasi untuk calon mahasiswa baru meliputi pembiayaan dan prosedur pendaftaran serta calon mahasiswa dapat melakukan pendaftaran online melalui http://pendaftaran.gunadarma.ac.id. Pada situs ini terdapat link ke pembelajaran online dan tryout spmb di http://siswa.gunadarma.ac.id
Pengembangan sistem yang sedang dilakukan pada website utama ini adalah (a) pembuatan website versi bahasa Inggris; (b) pengklasifikasian kelompok pengguna website yaitu dosen, mahasiswa, alumni, dan masyarakat umum. Jika pengguna adalah dosen maka akan diarahkan secara otomatis ke situs Nustaffsite; Jika pengguna tersebut adalah mahasiswa maka akan diarahkan secara otomatis ke situs Studentsite; jika pengguna terebut adalah alumni maka akan diarahkan ke situs career center; dan jika pengguna tersebut adalah masyarakat umum maka akan di arahkan ke situs www.gunadarma seperti yang saat ini sudah berjalan.
Website Program Studi
Website program studi untuk S1 dan D3 mempunyai template yang hampir sama disesuaikan dengan kebutuhan di masing-masing program studi. Fitur yang tersedia antara lain : (1) profil program studi; (2) laboratorium meliputi tata tertib dan jadwal laboratorium; (3) link ke library; (4) berita dan kegiatan program studi masing-masing; (5) informasi layanan jurusan.
Ke-kinian Informasi pada situs ini diserahkan kepada program studi masing-masing dengan telah diberikannya username dan password adminstrator untuk mengelola isi dari situs. Pengembangan fitur dari situs ini terus dilakukan dengan memperhatikan kebutuhan yang akan disampaikan oleh masing-masing program studi.
BAAK online
Situs Biro Admistrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) http://baak.gunadarma.ac.id sebagai suatu informasi layaknya majalah dinding online bagi mahasiswa dan juga staff UG. Informasi tersebut meliputi : (1) Kalendar Akademik yang dapat didownload oleh mahasiswa; (2) Daftar Kuliah yang dapat dicari berdasarkan kelas ataupun nama dosen; (3) Daftar Ujian baik Ujian Tengah Semester, Ujian Akhir dan Ujian Utama; (4) Daftar MaraKUliah per program studi yang dapat didownload oleh mahasiswa; (5) Pengurusan ujian Bentrok yang dapat dilakukan secara online; (6) Informasi Cuti Akademik; (7) Informasi Transfer dari D3 ke S1; (8) NEWS dari BAAK yang selalu ter-update karena dikelola langsung oleh bagian BAAK.
Pada situs ini juga disediakan kontak yang dapat dilakukan oleh mahasiswa khususnya untuk menanyakan hal-hal terkait Administrasi Akademik. Kontak ini langsung dikelola oleh Bagian BAAK. Pengembangan terus dilakukan antara lain informasi untuk jadwal mengawas bagi dosen, selain informasi tersebut nantinya langsung masuk ke dalam locker dosen pada staffsite juga ditampilkan pada situs BAAK.
Career Center
Layanan Career center dapat dilihat di http://career.gunadarma.ac.id. Sampai saat ini jumlah alumni yang sudah terdaftar di career center tercatat sebanyak 10219 orang. Jumlah perusahaan yang sudah teregistrasi di career center tercatat sebanyak 979 perusahaan. Jumlah perusahaan yang memasukkan informasi rekruitmen atau lowongan kerja tercatat sebanyak 199 perusahaan pada tahun 2007, atau meningkat sebesar 34,46% dibandingkan tahun 2006 yang tercatat sebanyak 148 perusahaan.
Selain fasilitas dalam bentuk aplikasi berbasis web, Universitas Gunadarma juga telah memiliki stasiun TV(UG-TV) dan stasiun radio (UG-RADIO) untuk komunitas dan tabloid (UG-NEWS) sebagai media penyebaran Informasi Kampus.
Sebagai penunjang kompetensi mahasiswa dan dosen, Univeristas Gunadarma juga menjadi tempat pelatihan bersertifikasi, yaitu Oracle, CCNA (Cisco), dan Sun Microsystem. Selain itu fasilitas uji sertifikasi tingkat nasional dan internasional seperti Internet Based Test TOEFL (IBT) dan uji ahli manajemen asuransi (bekerjasama dengan Asosiasi Ahli Manajemen Asuransi Indonesia—AAMAI) juga telah tersedia.