BAPSI UG

Sesuai dengan pedoman pelaksanaan UG Good University Governance (UG-GUG), pengelolaan TIK di Universitas Gunadarma merupakan tugas dan wewenang dari Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI). BAPSI merupakan unit kerja di tingkat universitas yang berada di bawah Rektor deserta jajaran Pembantu Rector, sesuai dengan struktur organisasi Universitas Gunadarma.

Struktur Organisasi Pengelola TIK

Sesuai dengan kebijakan umum pada UG Good University Governance yang menyatakan bahwa “Pengelolaan Sistem Informasi menjadi wewenang dan tanggung jawab Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi, yang berada di tingkat Universitas dan bertanggung jawab ke Rektor Universitas Gunadarma melalui Pembantu Rektor sesuai dengan lingkup kerjanya”, Biro Administrasi Perencanaan dan Sistem Informasi (BAPSI) merupakan salah satu unit struktural yang ikut mempunyai kontribusi dalam perencanaan, pengembangan, implementasi dan pemeliharaan fasilitas teknologi informasi di Universitas Gunadarma. Fungsi dan wewenang BAPSI secara umum bersifat koordinatif bersama unit pelaksana dan unit terkait lainnya dalam peningkatan layanan informasi akademik dan pembelajaran berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Pada thaun 2007 ini, BAPSI membentuk unit kerja khusus yaitu Network Operation Center (UG-NOC), System Development Center (UG-SDC), Media and Information Center (UG-MIC), E-Learning Center (UG-ELC), dan Research Information Center (UG-RIC). Kelima unit baru tersebut melengkapi struktur BAPSI sebelumnya, khususnya yang terkait dengan layanan Sistem Informasi.

Deskripsi Tugas

Deskripsi tugas BAPSI dan unit kerja di bawahnya mengacu kepada struktur organisasi dan deskripsi tugas yang telah disyahkan oleh Rektor Universitas Gunadarma melalui Surat Keputusan nomor Nomor 237.1/SK/REK/UG/2007 tanggal 27 Maret 2007 tentang Penetapan Unit Kerja Pengelola Fasilitas TIK di Universitas Gunadarma.

Sistem Sentralisasi dan Desentralisasi

Pedoman sistem sentralisasi dan desentralisasi implementasi sistem informasi mengacu pada pedoman pelaksanaan UG-GUG untuk aspek tata pamong TIK, yaitu:

1. Pengembangan dan pengelolaan sistem informasi secara umum menggunakan pendekatran sentralisasi, tetapi untuk sistem-sistem tertentu diterapkan kebijakan desentralisasi content up-dating sesuai dengan tugas dan kewenangannya masing-masing unit pelaksana.
2. Kebijakan sentralisasi dilakukan untuk sistem administrasi umum dan administrasi kepegawaian, pengelolaan website utama, sistem evaluasi dan monitoring terintegrasi, sistem informasi keuangan, pengelolaan data master dan nilai mahasiswa (PSMA), dan sistem informasi untuk kegiatan yang memiliki unit pelaksana teknis di tingkat Universitas.

Prosedur Pengembangan dan Implementasi Sistem

1. Setiap pengembangan sistem informasi yang diperlukan harus mengacu kepada analisis kebutuhan dan proyeksi pengembangan unit pengguna sistem informasi tersebut. Implementasi setiap sistem informasi tersebut perlu disyahkan oleh Rektor dengan dilengkapi dengan panduan penggunaan (user guide) dan dokumentasi sistem-nya.
2. Pengelolaan TIK harus menunjukkan pembagian tugas yang jelas mencakup tiga fungsi kewenangan yang berbeda yaitu (a) unit perencana dan pengembang sistem, (b) unit penanggung jawab implementasi sistem, serta (c) unit evaluasi dan monitoring sistem. Fungsi perencanaan dan pengembangan sistem menjadi tugas dari BAPSI, fungsi monevin merupakan wewenang dari Badan Penjaminan Mutu Universitas, dan unit penanggung jawab implementasi adalah unit kerja yang pelaksanaan tugas sesuai dengan struktur organisasi dan deskripsi tugas yang telah ditetapkan.
3. Pengembangan muatan informasi dan materi pembelajaran yang hanya berlaku untuk program studi tertentu menjadi tugas dan wewenang dari masing-masing program studi tersebut. Konsep ini memungkinkan setiap program studi untuk mengembangkan aspek akademik sesuai dengan hasil evaluasi diri dan rencana kerja masing-masing program studi, tetapi tetap berpijak pada rencana strategis dan kebijakan Universitas dan/atau Yayasan Pendidikan Gunadarma

Program Pelatihan, Sosialisasi Sistem, dan Kode Etik Penggunaan

1. Setiap sistem informasi yang digunakan harus disosialisasikan kepada pengguna akhir (end user) melalui berbagai saluran komunikasi- baik media konvensional maupun elektronik, dengan dilengkapi dengan sarana umpan balik dalam rangka pengembangan dan penyemurnaan sistem.
2. Dalam upaya mendukung pemanfaatan sistem informasi oleh pengguna akhir (end user), setiap pengelola atau penanggung jawab sistem informasi perlu memberlakukan kode etik penggunaan sistem, yang disosialisasikan ke pengguna akhir melalui media komunikasi konvensional dan media elektronik. Kode etik penggunaan sistem informasi tersebut merupakan dokumen yang disyahkan oleh Rektor universitas Gunadarma

Manajemen Resiko TIK dan Disaster&Recovery Planning

Ketergantungan proses pendidikan pada TIK mengandung potensi resiko yang akan mengganggu integritas informasi. Resiko tersebut harus diukur dan dianalisis agar tidak menyebabkan

1. Implementasi Sistem Informasi dilakukan di setiap unit kerja disesuaikan dengan lingkup tugas dan wewenangnya masing-masing. Pengguna sistem informasi tersebut diharuskan membuat sistem back-up dan recovery system untuk menjaga kesinambungan layanan
2. Pengembangan dan penerapan TIK di Universitas Gunadarma harus mempertimbangkan resiko TIK yang berpotensi mengancam kerahasiaan, ketersediaan, serta integritas informasi. Untuk itu, pengelola TIK harus membangun prosedur dan teknik pengamanan dan pengendalian yang handal, termasuk Disaster and Recovery Planning.

This entry was posted on Wednesday, December 16th, 2009 at 3:14 pm and is filed under General News. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. Both comments and pings are currently closed.